Vous venez d’embaucher un nouveau collaborateur ? C’est le moment de préparer son onboarding ! Accueillir un nouveau collaborateur est une étape importante pour sa formation et son développement dans la société, mais aussi pour la performance de l’entreprise. Pour accueillir votre nouveau collaborateur, il est donc primordial de bien préparer son arrivée. On vous explique comment faire ici.
Préparer l’arrivée d’un nouveau salarié côté tech et administratif
En distanciel ou en présentiel, il est primordial de bien intégrer votre nouveau collaborateur dès son arrivée dans les bureaux. Pour le mettre en confiance dès le départ, prévenez vos autres salariés de son arrivée. Cela montrera à l’ensemble de vos collaborateurs que la communication interne est un pilier de votre entreprise.
Avant sa venue, assurez-vous que le matériel nécessaire à son travail soit bien arrivé (ordinateurs, téléphones, claviers, casque, souris...) et qu’il ait accès à l’ensemble des outils que vous utilisez.
Pour cela, pensez à lui créer une adresse email et une signature de mail et à lui donner accès aux outils nécessaires à son travail. Pour transmettre les identifiants et mots de passe, vous pouvez passer par des outils en toute sécurité.
En amont, vous pouvez lui envoyer un email de bienvenue avec le planning de sa première journée et des différentes activités d’onboarding : présentation de l’équipe, visite des bureaux, présentation des missions, pauses, déjeuner entre collègues, afterwork, etc.
Au cours du premier échange, il est important de présenter votre fonctionnement et les projets en cours, mais aussi les objectifs à atteindre dans les mois à venir et comment il pourra aider l’entreprise à y parvenir.
Les premiers jours du collaborateur doivent être consacrés à des sessions de présentation, de formation, d’e-learning pour lui faire découvrir le produit ou le service de votre entreprise.
Prévoyez des supports de présentation pendant l’onboarding pour lui présenter le projet, l’équipe, l’organisation et laissez-le prendre des notes. Vous pouvez également lui envoyer un trombinoscope de l’entreprise si vous travaillez dans une grande entreprise pour connaître les noms et l’organisation de l’équipe.
Concernant les formalités administratives le premier jour, vous devez lui faire signer et parapher le contrat de travail et d’autres documents tels que : la cession de droits de propriété intellectuelle, la clause de confidentialité, etc. Vous devez également l’inscrire à la mutuelle de l’entreprise s’il la désire et préparer son compte sur votre outil de gestion de la paie et de tickets-restaurant si vous en proposez.
Comment la culture d’entreprise peut faciliter l’onboarding d’un collaborateur ?
Pour le collaborateur, un bon onboarding permet de faciliter son intégration au sein de l'organisation et de faire connaissance avec ses collègues et son manager. Pour l’entreprise, cela permettra à ce que le nouvel arrivant soit opérationnel et autonome plus rapidement si son onboarding est réalisé correctement.
Pour mettre en confiance ses talents et les intégrer dès le départ, il faut créer des moments de rencontres et d’échanges entre collègues. Il est donc indispensable d’intégrer rapidement le nouvel arrivant dans la vie de l’équipe : pause-café, goûter, déjeuner, afterwork, etc. Faites de son arrivée une célébration !
Pour son premier jour d’onboarding, vous pouvez transmettre à votre nouveau collaborateur un kit de départ avec un guide de bienvenue afin de lui présenter l’entreprise, ses valeurs, la genèse du projet, les chiffres clés de la société, etc. Vous pouvez en profiter pour lui offrir quelques goodies (tee shirt, sweat brandés etc) pour lui donner un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
À la fin de l’onboarding, prenez le temps de faire un point pour répondre à ses questions et qu’il vous donne ses premières impressions. Quelques semaines plus tard, vous pouvez également recueillir son rapport d’étonnement qui constitue une bonne occasion de s’interroger sur l’organisation de votre entreprise.
Ces échanges sont importants pour qu’il se sente écouté et épaulé dans sa découverte de l’entreprise et sa prise de poste.
Gardez à l’esprit qu’un onboarding bien mené rendra votre collaborateur plus performant et plus fidèle sur le long terme. Il est donc primordial de poser des bases solides dès son arrivée dans l’équipe.
